Prowadzenie obsługi biura - Kurs

 

Prowadzenie obsługi biura

Opis kursu:

Kwalifikacja adresowana jest w szczególności do osób dorosłych, które chcą zdobyć nową kwalifikację w krótkim czasie, kluczową z punktu widzenia rynku pracy. Osób, które posiadają doświadczenie w pracach biurowych i chciałyby je potwierdzić, a tym samym powrócić na rynek pracy. Ponadto kwalifikacja jest odpowiednia dla osób, które powracają lub wchodzą na rynek pracy,  są w wieku 50+ i są wykluczone zawodowo i/lub cyfrowo, są długotrwale bezrobotne albo chcą zdobyć umiejętności, otwierające możliwość pracy w wielu branżach.

Program kursu:

Obieg dokumentów

rodzaje dokumentów występujących w organizacji,

źródła zasad obiegu dokumentów

Obsługa maszyn i sprzętów biurowych

podstawowe funkcje urządzeń (bindownica, niszczarka, dziurkacz, laminarka, zszywacz, rozszywacz, faks),

wymiana materiałów eksploatacyjnych w urządzeniach biurowych,

użycie sprzętów biurowych,

naprawa sprzętów biurowych z perspektywy użytkownika.

Korespondencja tradycyjna:

rodzaje korespondencji,

ewidencjonowania przesyłek przychodzących i wychodzących,

zasady dystrybucji korespondencji wynikające z instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w danej organizacji,

przygotowanie przesyłki do nadania wraz z wymianą informacji umożliwiających jej nadanie.

Redakcja tekstów

przygotowanie treści dokumentów biurowych na podstawie wytycznych,

rodzaje wypowiedzi pisemnych wykorzystywanych w pracy biurowej,

dostosowanie stylu, układu i formy tekstu do odbiorców i celu,

Otoczenie formalno-prawne organizacji

pojęcia misji organizacji, struktury i kultury organizacyjnej,

główni interesariusze organizacji, w tym klienci wewnętrzni i zewnętrzni, kontrahenci, instytucje otoczenia biznesu oraz omówienie ich znaczenie dla organizacji,

charakteryzowanie formy prawnej przedsiębiorstw i instytucji oraz ich głównych organów,

zasady pozyskiwania informacji i dokumentów w instytucjach zewnętrznych,

druki wymagane przez instytucje publiczne do wydania zaświadczeń,

bazy danych instytucji publicznych,

zasady ochrony danych osobowych w pracy biurowej, w szczególności ochrona dokumentów i plików zawierających dane osobowe, RODO, itp.

Zasady doboru typu ubioru służbowego do okoliczności

typy ubioru służbowego, w tym business formal, business casual, smart casual,

zasady dotyczące odpowiedniego dopasowania ubioru do okazji,

typ ubioru stosownie do okoliczności.

Rozmowa bezpośrednia z interesantem

rodzaje komunikacji (w tym formalna, nieformalna, werbalna, niewerbalna),

zasady savoir-vivre’u, w tym zasady tytulatury, pierwszeństwa, stosowania zwrotów grzecznościowych,

znaczenie komunikacji werbalnej i niewerbalnej,

techniki aktywnego słuchania,

rozmowy z interesantem z zastosowaniem zasady savoir-vivre’u, zgodnie z zasadami komunikacji.

Rozmowa telefoniczna;

oficjalne formy powitania i pożegnania podczas rozmowy telefonicznej,

techniki aktywnego słuchania podczas rozmowy telefonicznej,

uzyskanie informacji o rozmówcach i celu rozmowy,

udzielanie informacji zgodnie z kompetencjami i zakresem obowiązków lub przekazywanie rozmowy do odpowiednich osób/działów według ich kompetencji.

Arkusze kalkulacyjne

programy służące do projektowania i wykonywania obliczeń,

nowy arkusz,

format danych liczbowych,

wprowadzanie formuł (w tym suma, średnia, zliczanie)

sortowanie i filtrowanie danych,

tworzenie wykresów,

zapisywanie dokumentu w różnych formatach i jego wydruk.

Edytor tekstu

programy do edycji tekstu,

nowy dokument i wprowadzanie tekstu,

wstawianie i formatowanie obiektów,

edycja tekstu,

korespondencja seryjna,

zapisywanie dokumentu w różnych formatach i jego wydruk.

Poczta elektroniczna

programy służące do obsługi poczty elektronicznej,

rodzaje adresatów korespondencji elektronicznej (w tym adresaci „do wiadomości” i „do ukrytej wiadomości”),

nowy e-mail,

wprowadzanie i formatowanie tekstu,

dodawanie załączników,

wysyłka poczty elektronicznej (w tym ustawianie potwierdzenia odbioru, priorytet oraz kategorii wiadomości),

wskazanie odbiorców lub działy w organizacji, do których należy skierować określoną korespondencję elektroniczną,

przekazywanie korespondencji elektronicznej do odpowiednich osób/działów według ich kompetencji,

kalendarz spotkań, w tym wysyłanie zaproszeń na spotkanie i odpowiadanie na zaproszenia.

Przeglądarki i wyszukiwarki internetowe

przeglądarki służące do pozyskiwania informacji z Internetu,

funkcje przeglądarek internetowych,

wyszukiwanie informacji, stosując metody wyszukiwania informacji w Internecie,

tworzenie baz danych, pozyskując i selekcjonując informacje z Internetu,

czyszczenie historii wyszukiwania przeglądarki internetowej.

Prezentacje multimedialne:

programy służące do tworzenia prezentacji multimedialnych,

nowa prezentacja według wytycznych,

wprowadzanie i formatowanie tekstu,

wstawianie i formatowanie obiektu (w tym obraz, tabela, wykres),

dobór szablonu do celu prezentacji,

zapis dokumentu w różnych formatach i druk gotowej prezentacji.